Un plan de emergencia de plomería para una cartera de alquileres

La llamada llega a las 11 de la noche de un inquilino en una propiedad que no ha visitado desde la firma del contrato. Sale agua por debajo del calentador de agua, el inquilino no sabe dónde está la válvula de cierre, y usted está a veinte millas. En una cartera de veinte o cincuenta unidades esa noche se repite hasta que existe un plan. Esta guía describe el plan: qué anotar, quién hace qué, y el calendario que evita que la mayoría de estas llamadas ocurran.

Empiece con un mapa de válvulas de cierre para cada unidad

Cada unidad recibe una página en el expediente: dónde está la válvula de cierre principal, qué tipo de válvula es, en qué dirección se cierra, y una foto con un punto de referencia en el encuadre. En las casas sobre losa de aquí suele estar en la llave de manguera del frente, en la caja del medidor o donde la línea entra al garaje. En los condominios está bajo el fregadero de la cocina, en el clóset del calentador o en un panel del pasillo. Agregue el interruptor o la válvula de gas del calentador de agua, las válvulas de la caja de la lavadora y el cierre del riego.

Luego gire cada válvula del mapa una vez. Una válvula que no cierra no es una válvula de cierre, es una decoración, y se reemplaza con una válvula de bola de un cuarto de vuelta antes de que llegue el primer inquilino. Anote la fecha de fabricación del calentador de agua y el material de las líneas de suministro mientras está ahí: el polibutileno gris de los años 80 y 90 va a una lista de vigilancia.

Una tarjeta en cada cocina

El inquilino es el primero en responder, lo haya planeado o no. Déle una tarjeta plastificada bajo el fregadero de la cocina y otra en el baño principal que diga, en este orden: dónde está la válvula de cierre principal y cómo girarla, que el interruptor del calentador de agua se apaga si el calentador gotea, qué nunca va al inodoro ni al triturador, cómo presionar el reinicio del triturador, que reporte cada goteo y desagüe lento el día que lo vea, y el número para una emergencia y el número para todo lo demás. Manténgala en un lado de una página. Lleve al inquilino hasta la válvula de cierre al momento de la mudanza y haga que la gire.

Quién llama a quién: el flujo fuera de horario

Escriba el flujo y déle una copia a cada persona incluida.

1. El inquilino corta el agua en la válvula del grifo o en la principal, y llama al número de emergencia de la tarjeta.
2. El número de emergencia llega a una persona, ya sea usted, un administrador de guardia o un servicio de contestación que tiene la lista de propiedades. Esa persona confirma que el agua está cerrada, le dice al inquilino que mueva sus pertenencias y ponga toallas, y decide si esto es un plomero esta noche o un plomero por la mañana.
3. La persona de guardia llama al plomero. Un solo plomero, con licencia y seguro, que ya tiene la lista de propiedades, las instrucciones de acceso y los mapas de válvulas.
4. El plomero informa a la persona de guardia, no solo al inquilino, qué encontró y qué hará falta para arreglarlo.
5. Se notifica al dueño según el calendario que diga el contrato de administración, y antes de cualquier trabajo por encima del límite de autorización.

Una relación permanente con un plomero es la pieza que hace que el resto funcione. Establézcala antes de la temporada: la lista de propiedades con direcciones y códigos de portón, quién puede autorizar trabajo, el punto en el que el plomero debe detenerse y llamar, adónde van las facturas, y una instrucción permanente sobre qué hacer cuando no se localiza a nadie y el agua está corriendo. Un plomero contesta 24/7, y la llamada con un expediente ya abierto es una mejor llamada.

Autorización, documentación y el expediente

Decida de antemano qué puede aprobar la persona de guardia sin despertar al dueño, qué puede hacer el plomero para detener daños sin ninguna aprobación, y qué espera a una cotización por la mañana. Ponga los límites en el contrato de administración y en el expediente del plomero.

Luego documente. Cada llamada recibe un registro: la hora en que llamó el inquilino, qué hizo, cuándo llegó el plomero, qué se encontró, fotos de antes y después, qué se reemplazó y qué se recomendó para más adelante. El registro va al expediente de la unidad junto al mapa de válvulas. Resuelve disputas de depósito, respalda el reclamo al seguro y le dice al siguiente plomero lo que vio el anterior.

El calendario que evita la llamada

La mayoría de las emergencias fueron primero asuntos de mantenimiento. Un calendario de cartera lleva el control de:

• Las edades de los calentadores de agua, unidad por unidad, con un reemplazo planeado cuando un calentador pasa los diez años, y antes para los calentadores sobre techos terminados.
• Las mangueras de la lavadora, reemplazadas por mangueras de acero trenzado y fechadas con marcador, en un ciclo fijo sin importar cómo se vean.
• Las fechas de prueba de reflujo para cualquier propiedad con medidor de riego, medidor comercial o servicio multifamiliar. El servicio de agua envía el aviso a la dirección registrada, y la dirección registrada a menudo está mal después de una venta.
• Inspecciones recurrentes: el recorrido de cambio de inquilino entre cada contrato, un recorrido anual de las unidades ocupadas buscando goteos, llaves de paso y agua en la bandeja, y una cámara en las líneas principales de los edificios anteriores a 1975 según un calendario.
• Cierres de temporada para las unidades que quedan vacías durante el verano.
• Sensores de fugas en unidades sobre otras unidades y en cualquier unidad con calentador en un clóset, revisados en cada recorrido.

Lo que un inquilino o administrador nunca debe hacer

El plan le da al inquilino un solo trabajo: cortar el agua y llamar. No le pide abrir una pared, pasar un cable por una línea principal, reiniciar un interruptor que no puede identificar, verter químicos en un desagüe, ni tocar un calentador de gas más allá de girar la válvula de gas a apagado. Un administrador en el sitio puede cerrar válvulas, mover pertenencias, usar una aspiradora de agua y fotografiar. Encontrar el origen de una fuga entre pisos, reemplazar un calentador fallado, reparar una línea rota y destapar una principal son trabajo con licencia, y hacerlos mal a medianoche cuesta más que hacerlos bien por la mañana.

Si administra unidades en el condado de Lee o Collier y quiere establecer esto, envíenos la lista de propiedades. Recorreremos las válvulas con usted, anotaremos las edades de los calentadores y las líneas a vigilar, y armaremos un expediente para que la siguiente llamada tardía sea corta.