Calendarios de pruebas de reflujo para condominios y HOA

El aviso de prueba del servicio de agua llega dirigido a la asociación, y el administrador que lo abre puede no saber cuántos dispositivos tiene la propiedad, dónde están ni quién los probó el año pasado. Multiplique eso por tres o cuatro dispositivos con tres o cuatro fechas de vencimiento distintas, una junta que se renueva y una empresa administradora que cambió hace dos años, y es fácil ver cómo una propiedad termina con una advertencia de corte. Un programa de reflujo para un condominio o HOA es sobre todo papeleo. Así se organiza para que funcione sin que nadie tenga que pensar en él.

Qué dispositivos tiene probablemente la propiedad

Una casa unifamiliar tiene un dispositivo en el medidor o en la toma de riego. Una propiedad multifamiliar en el condado de Lee o Collier suele tener varios, cada uno protegiendo el suministro público de un riesgo distinto:

• La línea principal doméstica. El dispositivo en la línea de servicio que alimenta los edificios, normalmente un ensamble de presión reducida en el medidor o en una jaula cerca de la entrada.
• Riego. Su propia toma y su propio dispositivo, porque el fertilizante y el agua reciclada del césped son un riesgo mayor que los edificios. A menudo es un segundo ensamble a pocos pies del primero.
• La línea contra incendios. Un dispositivo grande, a menudo un ensamble de doble válvula de retención con medidor detector, en una bóveda o sobre el suelo cerca de la conexión del cuerpo de bomberos. Este también está en el radar del jefe de bomberos.
• Líneas de llenado de piscina y spa. Algunas propiedades tienen un dispositivo aparte donde el equipo de la piscina se conecta al suministro.
• Edificios o fases individuales. Las comunidades grandes con varios medidores pueden tener un dispositivo en cada uno.

Recorra la propiedad con un plomero una vez y encuentre todos. Fotografíe cada uno con su placa de serie, tamaño, tipo y ubicación. Ese recorrido es la base de todo lo que sigue.

La carta anual de prueba

Los servicios de agua de los dos condados exigen que cada dispositivo sea probado por un probador certificado según un calendario, generalmente una vez al año, y envían un aviso cuando vence una prueba. El aviso va al titular de la cuenta de ese medidor, que para una asociación puede ser la empresa administradora, un directivo de la junta o la dirección de un administrador anterior. La primera tarea es lograr que el aviso de cada dispositivo llegue a un solo lugar: el contacto actual de la administración. Llame a la oficina de control de conexiones cruzadas del servicio de agua con la lista de su recorrido y confirme la dirección postal de cada cuenta. Pregunte qué intervalo aplica y si acepta todas las pruebas en una misma fecha.

Mantenga un inventario y un calendario

El inventario es una sola página por dispositivo: tipo, tamaño, fabricante, número de serie, ubicación con foto, la cuenta del servicio de agua a la que pertenece, la fecha de vencimiento de la prueba y los últimos tres resultados. El calendario son las fechas de vencimiento con un recordatorio seis semanas antes, para que la prueba se programe antes de que llegue la carta y no después de una advertencia. Ambos viven en los registros de la asociación, no en la computadora de un administrador. Cuando cambia la empresa administradora, el inventario se queda con la propiedad.

Donde los dispositivos han quedado con fechas distintas a lo largo de los años, pregunte al servicio de agua si se pueden alinear. Una sola fecha de prueba para toda la propiedad significa una visita, una factura y un solo juego de informes que archivar.

Un solo probador para toda la propiedad

Use un solo plomero con licencia y certificación de probador de reflujo para todos los dispositivos, incluida la línea contra incendios si ese plomero está preparado para ello. Un solo probador conoce la propiedad, tiene el inventario, presenta los resultados directamente al servicio de agua y puede decirle qué dispositivo está envejeciendo antes de que falle. Repartir las pruebas entre un contratista de riego, una empresa de rociadores contra incendios y quien haya contestado el teléfono significa tres formatos de informe, tres hábitos de archivo y huecos que nadie nota hasta que llega una carta. Sea cual sea el arreglo, los informes siguen siendo de la asociación: consiga una copia de cada uno.

Reparaciones, cortes y cómo avisar a los residentes

Una prueba fallida significa una reparación o un reemplazo, y cualquiera de los dos normalmente implica que el agua esté cerrada en esa línea mientras se hace el trabajo. En la línea principal doméstica eso es cada unidad del edificio, así que la reparación se programa, no se improvisa. Dé a los residentes un aviso por escrito con la fecha y el horario, publíquelo en el cuarto de correo y los ascensores, y recuerde a quien tenga una necesidad médica de agua que llene recipientes. En el riego, el contratista del césped necesita saberlo. En la línea contra incendios, la empresa de alarmas y posiblemente el jefe de bomberos necesitan saberlo antes de aislar la línea, y el edificio puede necesitar una guardia contra incendios mientras está fuera de servicio. Un dispositivo que falla por completo, rociando por el puerto de alivio, se cierra en su llave de paso y se reporta ese día; no deje abierto un dispositivo de presión reducida que ha fallado.

Aquí termina el papel de la asociación y empieza el trabajo con licencia. La prueba, la reparación y el reemplazo de un ensamble de reflujo son trabajo de contratista de plomería, y en la línea contra incendios hay requisitos adicionales. Nadie de la junta ni del personal de mantenimiento debería abrir llaves de prueba ni cambiar válvulas de retención.

Registros para el servicio de agua y la aseguradora

Guarde, por cada dispositivo: cada informe de prueba, la confirmación del servicio de agua de que lo recibió, las facturas de reparación y la fecha de reemplazo si el dispositivo se cambió. El servicio de agua puede pedirlos en cualquier momento, y la aseguradora de la propiedad y el consultor del estudio de reservas los piden cada vez más en la renovación y en la actualización del estudio. Los ensambles de reflujo son un componente de reserva, con una vida útil y un calendario de reemplazo como el techo, y el historial de pruebas es la evidencia de su estado. Un archivo que muestre cinco años de pruebas a tiempo y reparaciones oportunas es un detalle pequeño que habla de una propiedad bien administrada.

Si su asociación no está segura de cuántos dispositivos tiene o cuándo se probaron por última vez, envíenos la dirección y las cartas que tenga. Un recorrido de la propiedad con el inventario en mano es donde empieza el programa, y después de eso es un calendario.